Inteligentna Automatyzacja procesów biznesowych cieszy się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorstw z wielu sektorów. Firmy zdają sobie sprawę, że robotyzacja wsparta AI jest nieunikniona. Jednak wdrożenie Inteligentnej Automatyzacji wiąże się z wielkimi zmianami i dla wielu organizacji jest to przeważnie krok w nieznane. W tym artykule pokażemy, jak rozpocząć wdrożenie Inteligentnej Automatyzacji w przedsiębiorstwie, jakie czyhają na nas wyzwania i jak się z nimi zmierzyć. 

SPIS TREŚCI

Jakie wyzwania napotykamy przy wdrażaniu Inteligentnej Automatyzacji?

Przy wprowadzaniu do przedsiębiorstwa innowacyjnych technologii czekają nas wielkie zmiany i trudne do podjęcia decyzje. Wdrażanie Inteligentnej Automatyzacji to złożony proces, który również łączy się się z wieloma wyzwaniami i w pierwszym momencie może się wydawać ryzykowną zmianą. Z czego to wynika?

Już na samym początku dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest zdobycie wiedzy na temat Inteligentnej Automatyzacji. Mimo że pojęcie to pojawia się coraz częściej w powszechnym obiegu – nie tak łatwo jest uzyskać szczegółowe i rzetelne informacje na jego temat. Nadróbmy to.

Warto pamiętać zatem, że Inteligentna Automatyzacja jest połączeniem sztucznej inteligencji i mechanizmów Robotic Process Automation. To rozszerzenie prostych technologii automatyzujących, które bazują na regułach, o możliwości AI w zakresie rozpoznawania dokumentów i wyciągania z nich wiedzy. 

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule pt. “Inteligentna Automatyzacja: co to jest i jak pomaga firmom w cyfrowej transformacji.”

Kiedy Inteligentna Automatyzacja stanie się już dla nas jasnym i zrozumiałym pojęciem, staniemy przed kolejnym dylematem: jak wdrożyć ją w działalność własnego przedsiębiorstwa i znaleźć praktyczne zastosowania na konkretnych procesach biznesowych. 

I tutaj napotkamy kolejne przeszkody: brak opracowanej strategii oraz brak wsparcia specjalistów, którzy przeprowadziliby przez proces automatyzacji krok po kroku. Będzie to dla nas szczególnie dotkliwe, gdy przedsiębiorstwo dopiero zaczyna swoją przygodę z automatyzacją w ogóle.

Wyzwania i przeszkody z wdrażaniem Inteligentnej Automatyzacji

Analitycy z Deloitte zbadali główne przeszkody w realizowaniu projektów automatyzacyjnych. Stanowią je fragmentacja procesów oraz infrastruktura i systemy IT, brak wyraźnej wizji w zakresie Inteligentnej Automatyzacji, koszt wdrożenia oraz wsparcie kierownictwa.
Źródło: Deloitte, 2019:
https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/technology/articles/raport-Inteligentna-Automatyzacja.html

 Analitycy z Deloitte sprawdzili, jakie są główne przeszkody w realizowaniu projektów automatyzacyjnych. Dwoma największymi przeszkodami okazały się fragmentacja procesów oraz infrastruktura i systemy IT. Z perspektywy polskich przedsiębiorstw dużymi problemami okazały się też brak wyraźnej wizji w zakresie Inteligentnej Automatyzacji, koszt wdrożenia oraz wsparcie kierownictwa. 

Jak zidentyfikować obszary procesowe pod kątem Inteligentnej Automatyzacji?

Identyfikacja obszarów procesowych składa się z trzech głównych etapów, a rozpoczyna się od identyfikacji procesu. Proces można zidentyfikować na wiele sposobów, ale najprostszym z nich jest rozmowa z pracownikami. Nikt w przedsiębiorstwie nie będzie wiedział lepiej, gdzie znaleźć wąskie gardła lub powtarzalne, monotonne czynności niż pracownicy, którzy właśnie za te procesy odpowiadają. 

Rozmowy z pracownikami są podstawą, którą następnie można poszerzyć o korzystanie z technologii lub oprogramowania, mającego na celu sprawdzenie działań pracowników i znalezienie potencjalnych elementów wartych automatyzacji. 

Drugim etapem jest ustalenie metryk, czyli liczby przetwarzanych spraw, czasu potrzebnego do ich obsłużenia oraz określenia potrzebnych zasobów ludzkich.

Kolejnym krokiem jest zidentyfikowanie ograniczeń. Ograniczeniem może być zarówno to, czy posiadamy dane wrażliwe, czy jakość danych jest odpowiednio wysoka, czy dane są składowane w systemie w odpowiedni sposób, jak i to, czy nie obowiązują nas uwarunkowania prawne.

Inteligentna Automatyzacja istnieje nie od dziś. Wdraża ją coraz więcej firm, dlatego warto skorzystać z ich doświadczenia. Warto zapoznać się z istniejącymi use case’ami, porozmawiać z firmami, które już wdrażają Inteligentną Automatyzację lub dopytywać o rekomendacje dostawców. 

W jaki sposób wybrać procesy do Inteligentnej Automatyzacji?

Analitycy z Gartner Group twierdzą, że aż 70-90% procesów finansowych i księgowych posiada potencjał do automatyzacji. Jednak w jaki sposób wybrać odpowiednie procesy? Potencjał do automatyzacji można ocenić na podstawie sześciu kryteriów. 

  1. Analizę rozpoczyna się od wskazania wolumenu transakcji i zasobów ludzkich. Określenie liczby występujących transakcji, przetwarzanych dokumentów oraz liczby osób pracujących nad konkretnym procesem daje informacje o wielkości oraz złożoności procesu. 
  2. Jednym z głównych celów wdrożenia Inteligentnej Automatyzacji jest wzrost przychodów, a zarazem ograniczenie kosztów przedsiębiorstwa. Dzięki określonemu wcześniej wolumenowi możemy oszacować, o ile zwiększy się liczba transakcji lub ile wyniesie zredukowany czas obsługi zapytania.  
  3. Jako że systemy operują na danych, to od jakości, ilości i dostępności danych zależy skuteczność automatyzacji. Dlatego konieczne jest przeanalizowanie dostępnych danych pod kątem ich przydatności. 

Kolejnym krokiem jest analiza charakterystyki procesu.

  1. Czy proces jest złożony z reguł? Im więcej reguł i powtarzalnych schematów, a im mniej wyjątków i nieregularności, tym łatwiej zautomatyzować proces. 
  2. Czy proces jest stabilny? Nie jest opłacalne inwestowanie w proces, który za rok będzie prezentował się zupełnie inaczej niż dzisiaj. 
  3. Czy proces jest scentralizowany? Im większe rozproszenie, tym więcej osób jest zaangażowanych w proces, a tym samym proces się wydłuża i komplikuje. 

Przykład analizy procesu w kontekście zbadania jego potencjału do automatyzacji.

Przykład analizy procesu w kontekście zbadania jego potencjału do automatyzacji.
Źródło: Materiały własne Alphamoon

Wszystkie powyższe kryteria mają wpływ na potencjał procesu do automatyzacji, a po ich analizie i podsumowaniu otrzymujemy odpowiedź, czy automatyzacja procesu będzie dla nas opłacalna. 

Jak zbudować strategię wdrażania Inteligentnej Automatyzacji w przedsiębiorstwie?

Wdrożenie Inteligentnej Automatyzacji nie jest jednorazową inwestycją. Jest procesem, pod który powinna zostać opracowana specjalnie dedykowana strategia, spójna ze strategią całego przedsiębiorstwa. Dlaczego?

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo wdraża Inteligentną Automatyzację jedynie w oparciu o strategię AI, koszty dla całego przedsiębiorstwa zmniejszają się o 14%, a przychody rosną o 3%. W przypadku spójnych strategii wdrażania AI oraz strategii przedsiębiorstwa redukcja kosztów sięga aż 24%, a przychody rosną nawet o 8%. 

W badaniu przeprowadzonym przez Deloitte w 2019 roku zaledwie 29% respondentów posiadało spójną strategię wdrażania Inteligentnej Automatyzacji w przedsiębiorstwie. Obecnie jednak decyduje się na nią coraz więcej przedsiębiorstw. 

Intelligent Automation

Przedsiębiorcy posiadają różne podejścia do strategii wdrażania Inteligentnej Automatyzacji. Z badania firmy Deloitte wynika, że jedynie 29% respondentów posiada spójną strategię wdrażania IA w przedsiębiorstwie.
Źródło: Deloitte, 2019: https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/technology/articles/raport-Inteligentna-Automatyzacja.html

Dlatego warto zagłębić się w temat strategii, do której można podejść na różne sposoby w zależności od przedsiębiorstwa oraz stopnia jego rozwoju. Poniżej pokazujemy trzy główne podejścia.

  1. Gdy firma nie stosuje rozwiązań automatyzujących i dopiero rozpoczyna przygodę z automatyzacją, przede wszystkim należy spróbować oszacować opłacalność inwestycji, a więc zysk i korzyści, które z niej uzyskamy. Poza tym warto poszukać wsparcia – a zatem zbudować zespół ewangelistów, którzy przeprowadzą przez proces wdrażania krok po kroku oraz korzystać z doświadczeń innych i pomyśleć o współpracy z partnerami z zewnątrz.
  2. Gdy firma stosuje już Robotic Process Automation, dobrą praktyką jest skupienie się na istniejących już rozwiązaniach automatyzujących. Istniejące procesy można poszerzać o elementy inteligentne oraz dotychczasowe rozwiązania rozszerzać na jeszcze większy obszar w organizacji. Mimo wcześniejszych doświadczeń, rekomendowany jest również wybór partnera, który specjalizuje się w technologii i będzie mógł wspomóc we wdrażaniu Inteligentnej Automatyzacji. Tak samo przydatne jest przeprowadzanie wdrożeń pilotażowych, aby przetestować, czy technologia znajduje zastosowanie w przedsiębiorstwie.
  3. Gdy firma wdraża już zarówno RPA, jak i Inteligentną Automatyzację, staje się liderem automatyzacji. Rekomendacją dla liderów jest łączenie się z innymi liderami. Takie partnerstwa pozwalają wspólnie tworzyć rzeczy, których nie ma jeszcze na rynku a to zdecydowanie napędza innowację. Można skupiać się również na rozwijaniu obecnych rozwiązań i optymalizowaniu procesów pod Inteligentną Automatyzację. 

Jak zachęcić współpracowników do wdrażania Inteligentnej Automatyzacji i jak organizować takie zespoły?

Na bazie doświadczeń Alphamoon zachęcanie współpracowników do wdrożenia technologii automatyzującej przejawia się poprzez następujący schemat.

  • Zebranie materiałów dotyczących Inteligentnej Automatyzacji. Mogą być to specjalistyczne artykuły, raporty lub materiały z wydarzeń skupionych na tej tematyce. Dla osób rozpoczynających swoją przygodę z automatyzacją polecamy nagranie z webinarium Alphamoon o Inteligentnej Automatyzacji.
  • Wybranie współpracowników związanych z tematem innowacji w przedsiębiorstwie lub pracowników zajmujących się obszarami, które mają potencjał do automatyzacji.
  • Rozesłanie materiałów pracownikom.  
  • Znalezienie eksperta, który kompleksowo zna się na pojęciu Inteligentnej Automatyzacji. 
  • Zorganizowanie spotkania wewnętrznego. Dostarczone wcześniej współpracownikom materiały oraz wiedza eksperta zdecydowanie pomogą w efektywności spotkania. Jego celem powinno być pokazanie korzyści, jakie przynosi Inteligentna Automatyzacja oraz uświadomienie, jak istotne jest stosowanie rozwiązań automatyzujących w przedsiębiorstwie. 

Analitycy z Deloitte zbadali, jakiego poziomu wsparcia strategicznego możemy oczekiwać od poszczególnych grup interesariuszy. Od ich zdecydowanej większości uzyskamy wsparcie, a przede wszystkim od głównego szefostwa, działów IT oraz osób odpowiedzialnych za rozwój procesów.

Strategic support for Intelligent Automation

Poziom wsparcia strategicznego dla wdrażania przez przedsiębiorstwo Inteligentnej Automatyzacji jest wysoki w większości grup interesariuszy. Wsparcia można oczekiwać przede wszystkim od głównego szefostwa i działu IT.
Źródło: Deloitte, 2019: https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/technology/articles/raport-Inteligentna-Automatyzacja.html

Krok dalej?

Poza powyższymi podstawowymi działaniami, można pójść o krok dalej. Kolejnym, ale już zaawansowanym krokiem, jest stworzenie wewnętrznego zespołu ewangelistów, którzy będą krzewić wiedzę wśród współpracowników i zajmować się wdrożeniami pilotażowych systemów automatycznych. Taki zespół wspiera w procesach zarówno decyzyjnych, jak i doradczych. 

Oprócz ewangelistów, warto pomyśleć o budowie sieci partnerów i firm, z którymi można dzielić się najlepszymi praktykami. 

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nadal zastanawiasz się, w jaki sposób rozpocząć wdrażanie Inteligentnej Automatyzacji w Twoim przedsiębiorstwie, umów się na spotkanie z naszym specjalistą.