Inteligentna Automatyzacja to technologia wręcz stworzona z myślą o branży księgowej. Umożliwia ona zautomatyzowanie procesów księgowych takich jak przetwarzanie i obsługa faktur oraz innych dokumentów. W tym artykule pokażemy, na czym polega automatyzacja procesów księgowych, jakie można osiągnąć dzięki niej korzyści w przedsiębiorstwie oraz w jaki sposób automatycznie odczytywać dane z faktur i przenosić je do systemów księgowych.

SPIS TREŚCI

Inteligentna Automatyzacja w branży księgowej

Inteligentna Automatyzacja procesów biznesowych zyskuje coraz większą popularność na całym świecie. Jej zastosowania znajdziemy w praktycznie każdej branży, niezależnie od tego, czy szukamy rozwiązań z zakresu finansów, produkcji czy medycyny. Swoje miejsce znalazła również w księgowości, a dokładniej przy automatyzacji procesów księgowych. 

O automatyzacji w księgowości słyszy się coraz więcej, ale jest ona wykorzystywana przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach. Zaledwie około 4% małych lub średnich przedsiębiorstw automatyzuje swoje procesy. Dzieje się tak dlatego, że automatyzacja nie jest priorytetem mniejszych firm, które skupiają się na innych ważnych kwestiach swojej działalności. 

Mimo to technologia zdecydowanie odpowiada na potrzeby księgowych oraz biur rachunkowych, których działania aż proszą się o zautomatyzowanie. Automatyzacja jest pożądana przede wszystkim przy powtarzalnych, monotonnych czynnościach, których w księgowości nie brakuje i które znajdziemy zarówno w wielkich przedsiębiorstwach, jak i mniejszych, rozwijających się dopiero firmach. 

Potwierdza to badanie przeprowadzone przez Sage, w którym ręczne procesy obsługi dokumentów finansowych respondenci uznali za warte zautomatyzowania. Wśród odpowiedzi pojawiły się się raporty finansowe, wprowadzanie danych, obsługa klienta oraz obsługiwanie faktur, które uzyskało aż 31%.

Ręczna obsługa procesów finansowych powinna zostać zautomatyzowana

Badanie Sage wskazało, że według respondentów ręczna obsługa procesów finansowych powinna zostać zautomatyzowana. Wśród odpowiedzi znalazły się raporty finansowe, wprowadzanie danych, obsługa klienta czy obsługiwanie faktur, które uzyskało aż 31%. Źródło: https://www.sage.com/en-gb/blog/finance-teams-automation-save-time/.

Istota automatyzacji procesów księgowych: przetwarzanie faktur i integracja z systemami księgowymi

Inteligentna Automatyzacja zajmuje się przetwarzaniem wszelkiego rodzaju faktur, których do przeciętnego przedsiębiorstwa napływają setki, a nawet tysiące. Niezależnie od tego, skąd pochodzą faktury – czy trafiają do firmy e-mailem, czy są umieszczone w chmurze, a może w formie papierowej – Inteligentna Automatyzacja sobie z nimi poradzi. Taka sama uniwersalność dotyczy formatu – czy to będzie PDF, PNG czy JPG – nie ma to dla technologii żadnego znaczenia. 

Po wgraniu oraz odczytaniu faktury Inteligentna Automatyzacja dokonuje ekstrakcji informacji, czyli wybiera z niej niezbędne dane i zapisuje w postaci ustrukturyzowanej: tabeli lub listy. 

Poza takimi podstawowymi funkcjonalnościami Inteligentna Automatyzacja umożliwia również korektę danych i ulepszanie modelu sztucznej inteligencji w czasie w celu uzyskiwania coraz lepszych wyników. 

Co ważniejsze, Inteligentna Automatyzacja integruje się z najpopularniejszymi systemami księgowymi na rynku i umożliwia eksport wyników do praktycznie wszystkich programów księgowych. W takiej postaci Inteligentna Automatyzacja staje się niezbędnym narzędziem, które zdecydowanie ułatwia pracę księgowej. 

Podsumujmy: istotą Inteligentnej Automatyzacji jest odczytywanie danych z faktur, a następnie umieszczanie ich automatycznie w dowolnym systemie księgowym, co pomaga zaoszczędzić do 90% czasu pracy. 

Funkcjonalności automatyzacji procesów księgowych obejmują łączenie różnych źródeł pochodzenia faktur, zbieranie faktur w różnych formatach, ekstrakcję informacji z faktur, korektę danych i ulepszanie modelu AI oraz eksport danych do najpopularniejszych programów księgowych. Źródło: materiały własne Alphamoon.

Korzyści związane z automatyzacją procesów księgowych w przedsiębiorstwie

Automatyzacja procesów księgowych przynosi korzyści przede wszystkim przedsiębiorstwom. Dzięki automatyzacji procesów księgowych biura i działy księgowe mogą zaoszczędzić do 90% czasu swojej pracy oraz koszty zminimalizować nawet o 90%. 

Korzyści odnoszą jednak nie tylko przedsiębiorstwa i poszczególne działy, ale też sami pracownicy księgowości. Zautomatyzowanie procesów odciąża księgowych od żmudnych, monotonnych zadań, które teraz wykonują za nie roboty. 

Alphamoon przeprowadziło swoje własne badanie, które wykazało, że 97% firm wykorzystuje swoich pracowników do pozyskiwania danych z faktur zamiast zainwestować w technologie automatyzujące. Przeciętne biuro rachunkowe przetwarza miesięcznie ok. 2000 dokumentów ręcznie. Wyobraźmy sobie, że mogłoby się to dziać automatycznie, dzięki czemu pracownicy mogliby się skupić na innych, mniej mechanicznych czynnościach niewymagających specjalnej wiedzy lub interwencji człowieka. 

Więcej na temat korzyści osiąganych przez przedsiębiorstwo w związku z wdrożeniem Inteligentnej Automatyzacji przeczytasz w naszym artykule pt. “Inteligentna Automatyzacja: co to jest i jak pomaga firmom w cyfrowej transformacji.”

Przewagi Inteligentnej Automatyzacji nad OCR

Automatyzację procesów księgowych rozpoczęło wprowadzenie na rynek optycznego rozpoznawania znaków (OCR – Optical Character Recognition). Na pierwszy rzut oka technologia ta nie różni się specjalnie od Inteligentnej Automatyzacji – istnieją jednak znaczące różnice, o których trzeba wiedzieć.

OCR to technologia, która pozwala przekształcić dane znajdujące się na zdjęciu na dane tekstowe. Nie jest jednak tak zaawansowana jak Inteligentna Automatyzacja. Mimo że odczytuje dane tekstowe, to nie potrafi zrozumieć kontekstu informacji. Przykładowo, gdy OCR odczyta datę, nie potrafi jej zidentyfikować, czyli nie wie, że jest to właśnie data. Inteligentna Automatyzacja potrafi z kolei odpowiednio klasyfikować odczytywane dane. 

Większość OCR-ów nie radzi sobie z dokumentami słabej jakości. Nie ma co ukrywać, że klienci często przesyłają skany lub zdjęcia z telefonu, których OCR nie potrafi dokładnie odczytać. W takich przypadkach Inteligentna Automatyzacja osiąga dużo lepsze wyniki niż OCR. 

OCR nie poinformuje nas o ewentualnym błędzie, co oznacza, że nie możemy być pewni jakości rozwiązania. Inteligentna Automatyzacja weryfikuje poprawność informacji, dzięki czemu mamy pewność, że zatwierdzona informacja jest prawidłowa. 

OCR posiada również określoną skuteczność, którą osiąga. Nie ma możliwości rozwijania jej, a więc pozostaje stale na tym samym poziomie. Inteligentna Automatyzacja nie tylko gwarantuje minimalny poziom skuteczności, ale staje się coraz lepsza z każdą poprawką człowieka. 

Przewagi Inteligentnej Automatyzacji nad OCR. W przeciwieństwie do OCR Inteligentna Automatyzacja rozumie znaczenie i kontekst wyciąganych informacji, radzi sobie z problematycznymi dokumentami i tymi o słabej jakości oraz stale poprawia swoją skuteczność. Źródło: materiały własne Alphamoon

Inteligentna Automatyzacja w pełni odpowiada na potrzeby księgowych oraz biur rachunkowych. Technologia umożliwia automatyczne przetwarzanie wszelkiego rodzaju faktur oraz, dzięki integracji z najpopularniejszymi systemami księgowymi na rynku, eksport wyników do wybranego programu księgowego. Co ważniejsze, posiada wiele przewag nad OCR-em, który pozostaje w tyle i nie nadąża za najnowocześniejszymi technologiami. 

Sama automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić nawet 90% czasu pracy oraz zminimalizować koszty o 90%, dzięki czemu odciąża księgowych od żmudnych, monotonnych zadań, które teraz wykonują za nie roboty.  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatycznego przetwarzania faktur i innych dokumentów w przedsiębiorstwie, sprawdź naszą platformę Alphamoon Invoices Automation, która dzięki stałemu douczaniu, pozwala osiągnąć nawet 99% skuteczności.