Inteligentna e-Teczka pozwala kategoryzować i przetwarzać dowolne dokumenty z teczek pracowniczych. Pośród rodzajów dokumentów znajdują się dokumenty rekrutacyjne (skierowania na badania, akty urodzenia, kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, potwierdzenia kwalifikacji i inne), dokumenty dot. bieżącego zatrudnienia (umowy, aneksy umów, wnioski urlopowe, ewidencja czasu pracy i inne), oraz pozostałe dokumenty pracownicze (np. wniosek o rozwiązanie umowy).

Pełen proces automatyzowania e-Teczki składa się z kilku kroków. Warto jednak zaznaczyć, że niektóre kroki mogą być pominięte w zależności od konkretnego przypadku.

1. Skanowanie dokumentów – etap kluczowy dla firm posiadających archiwum fizycznych dokumentów.
2. Automatyczna kategoryzacja – zdigitalizowane dokumenty są przetwarzane przez Alphamoon i przydzielane do konkretnej kategorii. Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi dokumenty pracownicze mogą być podzielone na sekcje A, B, C, D i E. Kategorie mogą być jednak dopasowane do Twoich potrzeb.
3. Automatyczne wyciągnięcie danych – Alphamoon identyfikuje konkretne informacje z dokumentu, takie jak imię, nazwisko, data utworzenia dokumentu, numer ID pracownika, PESEL oraz wiele innych. Dane mogą być doprecyzowane przez użytkownika.
4. Dodanie podpisu kwalifikowanego
5. Umieszczenie dokumentu w repozytorium dokumentów w chmurze

Cały cykl jest powtarzalnym procesem dla wszystkich nowych dokumentów.

Tak – rozwiązanie Alphamoon jest dopasowane do potrzeb zarówno większych firm jak i małych przedsiębiorstw. Sprawniejsza obsługa teczek pracowniczych pozwala osiągnąć szereg korzyści: od niższych kosztów utrzymania dokumentów, poprzez redukcję błędów w przetwarzaniu dokumentów, a skończywszy na sprawniejszej pracy zespołów HR-owych lub osób opiekujących się obszarem dokumentacji pracowniczej.